Últimas novedades de Smartsheet


Tradicionalmente en los meses de Octubre y Noviembre Smartsheet nos tiene una gran variedad de actualizaciones que se anuncian durante la conferencia anual llamada ENGAGE. Muchas de las nuevas herramientas ya están disponibles en su ambiente de Smartsheet, ¡vamos a revisarlas!


Nuevas herramientas de anotación y más formatos de “Pruebas”


Las últimas mejoras ocurrieron en la funcionalidad de Pruebas, que se integró a Smartsheet el año pasado y rápidamente ganó popularidad entre los usuarios.


Durante el año, el equipo de Smartsheet fue continuamente agregando más funcionalidades a esta herramienta. Ahora con la ayuda de Pruebas podemos cargar múltiples archivos a una fila para su revisión, agregar comentarios puntuales, colocar marcas en forma de flecha o cuadro (parte de la última actualización), solicitar opiniones o aprobaciones de otras personas involucradas, cargar versiones nuevas de documentos y completar la prueba cuando se haya terminado todo el trabajo para que quede en formato de consulta sin la posibilidad de agregar nuevos comentarios.


Anteriormente, solo se permitía la revisión en Pruebas de 2 archivos: PDFs e imágenes. Ahora Smartsheet amplió significativamente los formatos aceptables y podemos cargar documentos Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones PowerPoint. Además, ahora es posible cargar vídeos para revisarlos fotograma por fotograma e identificar cualquier área de mejora.



Fórmulas de columna


¿Cuántas veces les ha pasado que al recibir la información a través del formulario la fórmula no se copiaba correctamente de otro renglón, o alguien la modificó por error?


Ahora solo es necesario crear la fórmula una vez, utilizando el argumento @row en vez de números de filas. Luego hay que convertirla en una fórmula de columna para que se aplique automáticamente a todas las celdas de esa columna, independientemente de cómo se agregan filas nuevas. Además, se incluyó un mecanismo de protección de fórmulas que no permite editar ni eliminar la fórmula a nivel de celda. Solamente los propietarios y los administradores de las hojas podrán modificar la fórmula de columna generada en un menú especial.


Generador de documentos PDF


Una funcionalidad nueva que fue introducida a Smartsheet y que seguramente nos va a brindar muchos beneficios es el “Generador de Documentos PDF”. Esta herramienta nos permite crear documentos personalizados en PDF como pueden ser órdenes de compra, cartas, facturas, cotizaciones etc. con datos de nuestras filas u hoja entera y sin tener que abandonar nunca la plataforma de Smartsheet, así ahorrando tiempo y eliminando los pasos manuales que suelen ser propensos a errores.


El procedimiento es muy sencillo: se necesita una plantilla de documento en PDF con campos rellenables y la hoja de Smartsheet con datos. Incluso es posible cargar mas de una plantilla del documento por hoja para asegurarnos que cualquier archivo que se necesite estará listo en un par de minutos. Además, una vez llenado el documento a través del generador lo podemos descargar a nuestra computadora o adjuntarlo a la fila de Smartsheet correspondiente.


Todas estas funcionalidades nuevas ya están funcionando en todos los planes Business, Enterprise y Premier sin ningún costo adicional. No obstante, si requieres ayuda con la demostración de estas u otras herramientas de Smartsheet, no dudes en contactarnos por info@systec.com.mx


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