La gestión de proyectos y las ventajas de utilizar herramientas tecnológicas


¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una actividad que sirve para planear, organizar y controlar todas las tareas relacionadas con la ejecución de un proyecto y/o portafolio y poder alcanzar los objetivos definidos. Para toda empresa la gestión de proyectos es relevante porque se establece como una metodología necesaria que incrementa ingresos, reduce sobrecostos, evita saturación de recursos y aumenta la colaboración.

Antes de empezar a ejecutar un proyecto, es necesario conocer las bases sobre la gestión y sus pasos, así como los beneficios de utilizar plataformas tecnológicas para facilitar su ejecución.

¿Quién gestiona un proyecto?

El Project Manager (PM) es la persona que gestiona un proyecto de principio a fin. Actualmente sus tareas pueden ser tan complejas que solamente con la ayuda de herramientas tecnológicas puede lograr un control a detalle de todas las actividades y sus responsables. Dentro de las principales funciones del PM está el planificar, establecer objetivos, supervisar tareas, implementar soluciones, definir y presentar el proyecto.

¿Qué debe hacer un Project Manager?

Para cumplir el objetivo de un proyecto, el Project Manager requiere ejecutar todas las actividades necesarias – inclusive de forma concurrente – administrando todo tipo de tareas desde fechas compromiso, descripciones, responsables de tareas, prioridades, planes y entregables.

¿Para qué es necesaria la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos se realiza para lograr un objetivo en específico, en el que se utilizan los medios necesarios para concretar un proyecto. Desde el inicio hay un plan que se debe seguir por medio de la implementación de estrategias específicas en las cuales se contemplan elementos como el tiempo, recursos, adaptabilidad entre otros.

Dentro de la gestión de proyectos, un elemento importante es la gestión de recursos: el designar a colaboradores para realizar actividades que ayuden a que un proyecto se complete. Este es uno de los grandes factores a considerar ya que las diferentes áreas de trabajo requieren de cuidado y atención constante. Se debe reflexionar acerca de qué tipo de rol es el adecuado para cada perfil, el control de información y la motivación para obtener mejores resultados.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?

Es claro que para poder llevar a cabo una buena gestión de proyectos se necesita planeación y estructura. Los 4 principales pasos son:

  1. Inicio: Es necesario definir el alcance del desarrollo del proyecto para poder lograr los objetivos establecidos.

  2. Planeación: Organizar desde el inicio los recursos que se requieren para llevar a cabo el proyecto, revisar si el plan es viable y preparar propuestas de cada una de las fases para tener un mayor control.

  3. Ejecución: Conseguir que todas las partes cooperen dentro y fuera de la empresa para que los trabajadores, proveedores y clientes se coordinen a través de una comunicación eficiente. Para alcanzar el éxito desde el inicio del proyecto se debe tener un alcance claro, visibilidad constante y detallada. Solo así se lograrán resolver riesgos de manera oportuna y ágil

  4. Fin del proyecto: Confirmar la terminación de todas las actividades para cerrar formalmente el proyecto. Es importante tomar en consideración las lecciones aprendidas para incorporarlas a otros proyectos.

¿Qué plataformas se pueden utilizar para gestionar proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos son de gran ayuda para visualizar los planes en alto nivel, conocer qué actividades faltan por ejecutarse, llevar un buen control del avance, manejar costos y recursos. Utilizadas correctamente, solucionan problemas de productividad y agilidad en el desarrollo de un proyecto.

La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos no tienen como finalidad ayudar a una industria en específico, por lo que siempre se pueden utilizar para mejorar muchos de los procesos dentro de las empresas o proyectos. Algunas herramientas de gestión de proyectos son:

  • Oracle Primavera: Plataforma líder mundial en gestión de soluciones para proyectos, tanto on-premise como en la nube. Se puede aplicar para cualquier empresa ya que engloba todos los entornos de gestión de proyectos.

  • Smartsheet: Esta herramienta impulsa todos los beneficios que otorga una mayor colaboración y agilidad en el trabajo, ofreciendo una solución potente en la nube para que las empresas logren planear, dar seguimiento a actividades, automatizar tareas y crear informes de trabajo.

  • Powerproject: Es una solución de gestión de proyectos para la construcción. Es fácil de adoptar y sus funciones la convierten en la primera opción de más de 100.000 profesionales de la construcción en todo el mundo.

¿Cuál es la importancia de usar una plataforma de gestión de proyectos?

Aunque desde hace años existen diversas herramientas de apoyo, es muy importante seleccionar la plataforma adecuada a nuestras necesidades de gestión de proyectos. Contar con la información en tiempo real sobre el estatus del proyecto o el portafolio, tanto en términos de tiempo, costos y si estamos utilizando adecuadamente nuestros recursos, facilitará la toma de decisiones.

La ejecución de un proyecto y el manejo de sus recursos puede resultar una tarea complicada, pero al contar con una herramienta tecnológica se facilita el proceso e incluso se puede consultar información histórica para realizar comparaciones y obtener la información de la manera más rápida.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar plataformas para gestionar proyectos?

Si aplicas de forma adecuada tus herramientas para gestionar proyectos, optimizas todos los recursos disponibles para el proyecto como las rutas críticas, la identificación de cuellos de botella, la mitigación de riesgos, la coordinación entre equipos de trabajo, se obtiene comunicación constante, se pueden evaluar KPI´s, se gestionan presupuestos, etc.

Es claro que hoy en día las plataformas de gestión de proyectos son importantes para planear, monitorear y controlar proyectos, pero también es necesario que sean ágilies, adaptables y nos permitan coordinar los diferentes elementos del proyecto. Adicionalmente nos ayudarán a mantener una conexión entre el equipo del proyecto y nuestros clientes, y finalmente, lograr la ejecución exitosa del proyecto.

Comienza a utilizar estas plataformas. No solo cambiarás la forma de gestionar tus proyectos y obtendrás mejores resultados, sino tu empresa tendrá mayores rendimientos y contarás con clientes satisfechos.

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