Aprende cómo importar de forma exitosa hojas de Excel a Smartsheet

Actualizado: sep 17



Smartsheet permite importar datos desde varios sistemas. Uno de los más recurrentes es Microsoft Excel, así que en este artículo te diremos las consideraciones que debes tener en cuenta para lograr una importación exitosa y sencilla.



Características técnicas de tu archivo


Smartsheet admite la importación de archivos con extensión .xls, .xlsx o .csv, por lo que si tu archivo original cuenta con alguna otra extensión tendrás que realizar primero una conversión. Por otro lado, el archivo que vayas a importar no puede pesar más de 10MB y procura no exceder 20,000 filas, 400 columnas y 500,000 celdas, que son los máximos con los que opera Smartsheet.



Encabezados para el nombre de las columnas


Una de las diferencias claves entre Smartsheet y Excel es que en Smartsheet las columnas tienen nombres. Si deseas traer los encabezados asignados desde tu hoja de Excel, estos nombres deben de estar incluidos en uno de los primeros diez renglones de tu archivo.


También en las selecciones de importación podremos identificar la columna primaria de nuestra hoja de Smartsheet.




Formulas y datos de columnas


Cuando realizamos la importación también podemos seleccionar si deseamos importar las fórmulas que tenemos en nuestro archivo. No obstante, hay que tener en consideración que no todas las fórmulas de Smartsheet y de Excel tienen la misma sintaxis o nomenclatura, por lo que podemos recibir algún mensaje de error o puede ser que solo se pase el dato sin la fórmula.


Además uno de los principales diferenciadores de Smartsheet es la estructura de sus hojas con las columnas de cierto tipo. Para que la importación sea lo más correcta posible y Smartsheet detecte el tipo de columna según los datos, hay que tratar que los datos de Excel solo sean de un tipo, por ejemplo únicamente fechas, texto o números.



Hojas del libro


Cuando realizamos la importación desde Excel, por defecto Smartsheet importará únicamente la primer hoja que tengamos en nuestro libro de Excel. En caso de que queramos pasar varias hojas de un solo libro, lo que podemos hacer es cambiar de posición las hojas en Excel, con el objetivo de que la hoja que deseamos importar a Smartsheet se encuentre en la primera posición de nuestro libro.


Tomando en cuenta estos puntos, las importaciones de Excel a Smartsheet serán lo más efectivas posibles, permitiendo trasladar la información mucho más rápido para trabajar con Smartsheet desde una base ya establecida. Además, si buscas mayores opciones en las importaciones tales como filtrado, mapeo de columnas y recurrencia automática, Smartsheet cuenta con una aplicación Premium que se llama Data Uploader.



Para obtener más información acerca de Data Uploader o programar una demo con el equipo de SYSTEC visita nuestra página https://www.systec.com.mx/ o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consulta.


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