Cómo lograr un excelente control documental durante la ejecución de proyectos de construcción


Cuando trabajamos en un proyecto, y especialmente cuando hay múltiples empresas involucradas y en distintas localidades, una de las actividades más importantes es la gestión documental; irónicamente, este es también uno de los temas más desatendidos. La generación de documentos en los proyectos es fundamental. Imaginemos un proyecto sin Project Charter o sin la última versión de los planos arquitectónicos; seguramente tendríamos problemas al no contar con la información más reciente de forma puntual. Es por esto que es de suma importancia el manejo correcto de todos los archivos y sus versiones.


Ahora bien, imaginemos un proyecto largo y complejo de construcción donde tenemos una cantidad considerable de áreas involucradas como clientes, proveedores, equipo de proyecto, administración, etc. Donde además, participan personas de diferentes empresas e incluso países. Entonces te pregunto, en el caso de un proyecto muy grande de construcción, ¿cómo podemos ordenar todos estos archivos?¿Cómo controlamos el versionamiento?¿Cómo vinculamos cada archivo a la actividad correspondiente? e incluso ¿Cómo relacionamos cada diagrama a la estructura correspondiente del proyecto?


La única manera de poder gestionar todos los documentos que se generan en un proyecto - pero además, de forma segura y solamente otorgando acceso a las personas que necesiten verlo - es por medio de una plataforma tecnológica. Entre otros beneficios ayudará a:

  • Tener toda la información en un solo lugar

  • Reducir el riesgo de pérdida de documentos

  • Mejorar la colaboración entre el equipo del proyecto

  • Ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos

  • Evitar la duplicidad de documentos

  • Controlar las versiones de cada uno de los documentos

Entonces, cuando estés por elegir la plataforma que te ayudará con esto, considera los siguientes puntos:

  • Asegúrate de que sea personalizable para que te permita estructurar carpetas de acuerdo a las necesidades específicas de cada proyecto.

  • Deberá garantizar la privacidad de los documentos que almacena.

  • De preferencia trata de que sea una plataforma en la nube debido a que:

- Es accesible desde cualquier lugar, en cualquier momento y dispositivo.

- Ahorrarás espacio de almacenamiento en tu computadora y servidores físicos.

- Se pueden mantener múltiples versiones grabadas, y siempre conociendo la más actual.

- Puedes compartir de forma inmediata cambios a planos, contratos, diagramas etc.; incluso notificando a las personas que deben revisarlo.

Aconex de Oracle es una plataforma en la nube escalable y confiable para la gestión documental y de procesos de proyectos de ingeniería y construcción, que cumple con todas las características antes mencionadas. Ofrece múltiples niveles de seguridad para colaborar a través de todo el ciclo de vida de tus proyectos. Algunos de sus beneficios son:

  • Ahorrar hasta un 50% en los tiempos de procesamiento de documentos.

  • Administrar con facilidad millones de documentos y modelos sin límite de datos o participantes, incluyendo cualquier tamaño, tipo o número de archivos.

  • El control de versiones evita errores al garantizar que todos trabajen con los últimos documentos y planos.

  • Los flujos de trabajo personalizados automatizan los ciclos de revisión y aprobación, reduciendo la complejidad, mejorando la captura de datos y aumentando el control.

  • El seguimiento del flujo de trabajo y los informes proporcionan un análisis en tiempo real para identificar dificultades y resolverlas antes de que causen demoras.

  • El paquete de trabajo facilita el seguimiento y control de los procesos, desde el diseño y la construcción hasta el cierre y la finalización.

Ahora que conoces todos los beneficios de contar con una plataforma para la gestión documental de tus proyectos, ¡no esperes más para utilizar una! Si quieres conocer más sobre Aconex ingresa a www.systec.com.mx/aconex o escríbenos a info@systec.com.mx.

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