¿Cómo puedo maximizar mis licencias de Smartsheet?

Actualizado: sep 15



Cada día diferentes empresas en todo el mundo logran resultados increíbles con la ayuda de Smartsheet, impulsando la colaboración y optimizando la productividad en sus organizaciones. El éxito de los usuarios es clave, por lo que es de suma importancia asegurarse de que se está aprovechando al máximo la funcionalidad de la herramienta. Por eso, en este artículo te damos algunos consejos de cómo maximizar tu uso y experiencia con Smartsheet.


1. Conoce todas las funcionalidades


Al empezar a utilizar un nuevo sistema o plataforma es importante investigar a detalle todas sus funcionalidades para tener una idea clara de su potencial y cómo puede ayudar a tu empresa. Smartsheet no es la excepción. Muy a menudo nos enfrentamos a que los usuarios desconocen todas las herramientas que tiene Smartsheet y como consecuencia no aprovechan todo lo que podrían utilizar para optimizar la coordinación, colaboración y productividad en la ejecución del trabajo diario.


Siempre es una buena opción capacitarse en el uso de la plataforma tomando el curso impartido por un consultor experto para aclarar cualquier duda y agilizar la curva de aprendizaje. Sin embargo, también existe una gran variedad de recursos accesibles y gratuitos que te van a apoyar en este camino; por ejemplo: artículos de ayuda de Smartsheet, nuestros artículos de blog, así como los webinars mensuales e, incluso, en nuestras redes sociales podrás encontrar los vídeos cortitos con algunos consejos y tips de la herramienta.



2. Automatiza tus procesos


Otra situación muy común se presenta cuando vemos que los usuarios utilizan Smartsheet exclusivamente como hojas de cálculo, reemplazando las tablas que llevaban en otros sistemas. Sin duda alguna, las hojas de Smartsheet son un elemento clave ya que operan como base de datos y es el lugar principal de trabajo, pero Smartsheet es mucho más que eso. Una de las ventajas de esta plataforma consiste en que permite automatizar procesos con la ayuda de diferentes flujos de alertas y recordatorios, envío automático de correos electrónicos, solicitudes de aprobación, cargado de archivos adjuntos etc. Al plantear una solución en Smartsheet pregúntate qué áreas o personas están involucradas en el proceso, de qué forma necesitan participar, cómo puedes mantenerlos informados y cómo Smartsheet puede facilitar esta colaboración. Utiliza fórmulas, formatos condicionales, flujos de trabajo, reportes y tableros para lograr mayor automatización y asegurarte que todos estén al día.



3. Expande a otros casos de uso


Smartsheet es una herramienta muy flexible, donde puedes generar y administrar cualquier tipo de proceso imaginable. Hasta el momento, Smartsheet cuenta con más de 2,000 diferentes casos de uso registrados que se implementan en áreas y empresas totalmente distintas. Hay quien utiliza la herramienta para la gestión de proyectos y portafolios, manejo de empleados, administración interna de la empresa, control de campañas de marketing y organización de eventos, incluso para control de calidad de fármacos o planeación de tareas en el campo.


Una de las ventajas competitivas de Smartsheet es que su adquisición no se realiza por módulos y el usuario es quien decide qué tipo de proceso se desea implementar en la herramienta. ¿A lo mejor se necesita optimizar la atención a las solicitudes de empleados dentro de la empresa, proporcionar la visibilidad a los directores de la actividad comercial o reducir papeleo en recursos humanos? Administra estos procesos en Smartsheet y si no sabes por dónde empezar revisa las plantillas y Template Sets disponibles en el Centro de Soluciones.



4. Usa nuevas funcionalidades


Debido a que Smartsheet es una plataforma que se actualiza constantemente, a veces puede ser abrumador mantenerse al día con todos los cambios y nuevas funcionalidades. No obstante, recuérdate que todas estas actualizaciones buscan proporcionar el mejor servicio y brindarte nuevas posibilidades en gestión de tus procesos y proyectos. No te limites a las funcionalidades que ya conoces y usas; suscríbete a los product release notes de Smartsheet para conocer todo lo nuevo que está realizando la plataforma, y estate al pendiente de nuestros webinars y artículos donde explicamos cómo se utilizan las herramientas recién liberadas. En Smartsheet tus licencias no están relacionadas a una versión específica de la plataforma, por lo que siempre podrás disfrutar de las últimas mejoras.



5. Inspírate de otros usuarios


Cada uno de nosotros a veces necesita un poco de inspiración para encontrar una solución, resolver una duda o simplemente para ver qué más se puede hacer en Smartsheet. En estos casos te puedes apoyar con los consultores de la herramienta para recibir un diagnóstico de tus procesos o puedes también compartir tu experiencia con otros usuarios apasionados. Participa en los eventos de usuarios presenciales o virtuales como nuestra última sesión de Networking, crea tu cuenta dentro de Smartsheet Community y conversa acerca de lo que te preocupa o ayuda a los demás.



6. Explora Premium Apps y conectores


Si ya conoces todas las herramientas de Smartsheet y buscas formas de ampliar aún más sus capacidades para profundizar tus procesos, lograr mayor automatización y reducir las tareas manuales, puedes lograrlo integrando diferentes Premium Apps y conectores a tus soluciones. Las aplicaciones premium, es decir aplicaciones adicionales a tus licencias contratadas, se enfocan en cumplir objetivos específicos complementando la funcionalidad nativa de la plataforma, mientras los conectores permiten integrar Smartsheet con otros sistemas que utilizas para la realización de tu trabajo diario.


Siguiendo estos consejos, estamos seguros de que podrás aprovechar al máximo la herramienta y alcanzar mayor productividad con el uso de Smartsheet. Para consultar cualquier duda o programar una demo con el equipo de SYSTEC visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx.


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