Calcula los KPIs de tu empresa con Smartsheet



Los KPIs (Key Performance Indicators por sus siglas en inglés) son valores medibles que demuestran la eficacia con la que una empresa está logrando sus objetivos clave. El análisis de estos indicadores es indispensable para cada empresa ya que permite identificar qué es lo que está funcionando bien, en dónde hay problemas por solucionar o a qué factores tenemos que ponerles especial atención. Para obtener KPIs relevantes y en tiempo real podemos aprovechar las funcionalidades de Smartsheet. Veamos cómo podemos hacerlo:


Paso 1. Crea una hoja de métricas para consolidar todos los KPIs.


Claramente, los KPIs varían dependiendo de cada empresa específica. Puedes encontrar en nuestros artículos del blog varios artículos enfocados al tema de definición de los KPIs o criterio SMART, entre otros. Ahora bien, una vez que tenemos totalmente identificados los KPIs que necesitamos para nuestro proceso, siempre es recomendable tener una hoja independiente para el cálculo de estos indicadores, la cual denominamos como “Hoja de Métricas”.

Esta hoja debe estar separada para mantener nuestras hojas fuente limpias y sin cambios, y para tener los datos de métricas mejor ordenados y consolidados. Esto resulta específicamente útil para futuras referencias o durante la creación del tablero con gráficos.


Paso 2. Utiliza enlaces y vínculos entre hojas para obtener datos.

Otro elemento importante de Smartsheet cuando se habla de cálculos, estadísticas y métricas, es el enlace entre hojas. Esto permite la obtención de los datos de manera continua y en tiempo real. Ese dato siempre estará actualizado, y cualquier cambio o modificación de los datos en la hoja original se verá reflejado en automático en nuestros KPIs calculados.

Es muy importante no confundir un dato con un KPI. El dato es el elemento que nos va a permitir calcular el KPI.


Paso 3. Realiza los cálculos de los KPIs requeridos con la ayuda de fórmulas.


Para realizar operaciones con los datos, Smartsheet nos ofrece una gran cantidad de fórmulas. Algunas de las funciones más empleadas para poder calcular los KPIs empresariales son:


1. COUNT y COUNTIF


La fórmula COUNT tiene como objetivo el poder hacer un conteo de algún elemento que nosotros seleccionemos, como por ejemplo: una palabra, un símbolo, o algún otro elemento. Ahora bien, nosotros podemos tener fórmulas COUNTIF(S) que contengan reglas lógicas para realizar conteos de una forma mucho más específica, y poder refinar los datos según nuestras necesidades. Utiliza esta fórmula cuando desees contar las filas de tu hoja que se encuentren con un estado específico, asignados a una persona particular o pertinentes a un rango de fechas requerido.


2. SUM y SUMIF


Otra de las fórmulas que son empleadas en gran medida en las hojas de métricas es la función SUM, que es utilizada para realizar sumas aritméticas de los intervalos de dígitos (montos, cantidades de producto, duraciones etc.). Al igual que ocurre con la fórmula COUNT, vamos a contar con la oportunidad de integrar diferentes condiciones lógicas para poder hacer más precisos y exactos nuestros datos.

La gran mayoría de los cálculos requeridos se pueden realizar con las fórmulas antes mencionadas. No obstante, si necesitas profundizar aún más tus cálculos, en Smartsheet vas a poder encontrar fórmulas para calcular datos promedios AVG, obtener valores máximos MAX y mínimos MIN, o definir rangos de criterios más complejos con la fórmula COLLECT.

Paso 4. Refleja el estado de los KPIs en un tablero de control organizacional.

Por último, la mejor manera de mostrar y darle seguimiento a nuestros KPIs es a través de tableros gráficos de control. Con estos tableros ejecutivos se puede tener de forma inmediata una clara imagen de los parámetros clave, puesto que también se actualizan automáticamente en tiempo real, y así celebrar logros o identificar áreas de mejora e impulsar una toma de decisiones más informada.


Con Smartsheet podemos obtener todas las herramientas necesarias para calcular los KPIs empresariales, que a su vez se vuelven en información crítica para la organización, que empodera a los directivos y empleados para tomar mejores decisiones y tener claridad acerca de cómo mejorar el rendimiento de la empresa. Si te queda alguna duda o quieres obtener más información acerca de Smartsheet visita nuestra página https://www.systec.com.mx/ o envíanos un correo a info@systec.com.mx.



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