Colaborar en Smartsheet es rápido, sencillo y seguro.

Actualizado: abr 15

La colaboración es de suma importancia y éste es uno de los principales beneficios que nos brinda Smartsheet, permitiéndonos consolidar toda la información y recopilar datos clave de todos los compañeros de trabajo, proveedores, clientes y otras partes interesadas.

Además, uno de los valores agregados es que la herramienta permite la colaboración de todas las personas que intervienen en un flujo de trabajo, sin importar si cuentan o no con licencias.


Cuando hablamos de usuarios sin licencia, nos referimos a ellos como colaboradores externos y pueden participar en nuestros procesos y proyectos de distintas formas:

  1. Solicitud de actualización. Smartsheet permite que los usuarios externos “actualicen” determinadas celdas mediante su correo eléctronico. Comúnmente, sucede que en algunos procesos o proyectos existen columnas con información confidencial o que el proceso es demasiado largo y hay datos que los colaboradores no necesitan conocer; mediante la solicitud de actualización automatizada puedes requerir la actualización de información, mostrando sólo las celdas que requieres que vea y edite la persona que recibirá esta solicitud.

  2. Solicitud de aprobación. En todos los procesos empresariales se necesitan distintas aprobaciones: presupuestos, ausencias de personal, compra de equipo, etcétera. Con esta solicitud puedes enviar un correo electrónico a la persona asignada para autorizar diversas solicitudes o requerimientos, permitiéndote agilizar las operaciones y eliminar el papeleo. Todas éstas, al igual que las actualizaciones, pueden estar automatizadas.

  3. Publicación de la información. Smartsheet te permite generar una URL de consulta o edición de la información. Dependiendo de la opción que escojas, tus colaboradores podrán ver únicamente la información de las celdas y archivos adjuntos, o editar celdas y agregar comentarios, ver calendarios, etc. Al monitorear el registro de actividad a nivel celda u hoja, no aparecerá el correo de la persona que hizo las modificaciones, sino la leyenda “usuario publicado”.

  4. Envío como adjunto (pdf o excel). La herramienta tiene la opción de automatizar la entrega de tu hoja o reporte en formato pdf o Excel en fechas y horas específicas. Tu colaborador podrá consultar la información recibida, teniendo la seguridad que está actualizada.

  5. Formulario. Si utilizas un formulario creado en Smartsheet para alimentar tu hoja, no te olvides que lo puedes compartir con cualquier persona utilizando la URL que se genera automáticamente. Recopila la información que necesites y da seguimiento a diferentes solicitudes, pedidos, tickets, etcétera.


Los colaboradores internos (usuarios con licencia), tendrán distintos niveles de permiso para trabajar en tus hojas o tus espacios de trabajo:

  1. Observador. Con este permiso podrás sólo visualizar la información, archivos y conversaciones en la hojas o los espacios de trabajo compartidos.

  2. Editor. Podrá modificar la información en las celdas (si no están bloqueadas), pero no tendrá autorización para cambiar las características de la hoja.

  3. Administrador. Podrá modificar columnas y celdas, agregar más funcionalidades e invitar a otros colaboradores a trabajar con los permisos que desee asignar.

  4. Propietario. Es la persona que cuenta con los máximos permisos en una hoja o en un espacio de trabajo, es posible transferir este permiso a cualquier persona compartida.

La colaboración es una parte esencial en la realización de nuestros flujos de trabajo. No olvides que algunas formas de colaborar interna o externamente pueden estar automatizadas.

Los invitamos a usar y explotar esta herramienta para ahorrar tiempo y consolidar todo nuestro trabajo en una sola plataforma.


Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.