Herramientas para impulsar el trabajo a distancia

Actualizado: oct 22

Especialmente en la época que actualmente estamos viviendo, la mayoría de las empresas están pasando por un proceso de transformación digital, independiente del sector al cual pertenecen. En pocos días están integrando tecnologías digitales en todas sus áreas, y buscando un cambio en su forma de operar, y colaborar para darle un valor adicional a sus clientes.


Normalmente‌, ‌una‌ ‌transformación‌ ‌de‌ ‌este‌ ‌tipo‌ ‌implica‌ ‌una‌ ‌redefinición‌ ‌de‌ ‌procesos‌ ‌y‌‌ estrategias‌ ‌donde‌ ‌se aprovechan todos los beneficios que brinda la tecnología. Por ejemplo, ahora que el trabajo a distancia se vuelve la nueva realidad, se toman las herramientas de TI en el beneficio de mejorar la comunicación, organización y fiabilidad de la información llevando a una mayor productividad de los equipos.


Smartsheet, al ser una herramienta totalmente en la nube, busca impulsar el trabajo a distancia y empoderar a las empresas y sus colaboradores, otorgando así una mayor versatilidad y eficiencia.


A continuación describimos algunas de las principales funcionalidades de Smartsheet que te ayudarán a potenciar el trabajo colaborativo y a distancia:


  1. Solicitudes de actualización: envía solicitudes de actualización para que cualquier persona registre avances y/o cambios de información en renglones clave, sin importar si tienen cuenta o son usuarios compartidos. Escoge las columnas que deseas que los colaboradores vean y envíalas a horas específicas o de forma recurrente; los colegas, contratistas, asesores, clientes y otras personas pueden responder fácilmente en cualquier dispositivo mediante un formulario.

  2. Flujos de automatización: acelera la ejecución del trabajo y ahorra un tiempo valioso gracias a los flujos de trabajo automatizados que permiten combinar múltiples escenarios y acciones. Crea y administra de manera sencilla los flujos de trabajo mediante el uso de un editor visual para automatizar las tareas manuales reiteradas, como: aprobaciones, actualizaciones de estado y recordatorios.

  3. Formularios: crea y comparte formularios para recopilar todo tipo de información y conservarla organizada dentro de una hoja; por ejemplo, puedes usar un formulario para recopilar respuestas de una encuesta, solicitudes de empleados u órdenes de productos. Una vez que lo hayas creado y personalizado, podrás compartirlo con cualquier persona para que pueda enviar información a la hoja a través de este medio.

  4. Pruebas: permiten a cualquier parte interesada revisar y aprobar fácilmente el contenido generado por su equipo. Carga un archivo PDF o imagen en una prueba, agrega comentarios puntuales y envía una solicitud de revisión a colegas, proveedores, clientes y más, incluso si no están compartidos en tu hoja. Los revisores pueden anclar comentarios, discutir sus opiniones entre ellos y registrar sus decisiones de aprobación; puedes subir una nueva versión del archivo a la prueba en cualquier momento para continuar el proceso.

  5. Paneles: proporcionan visibilidad en tiempo real de datos críticos y recursos esenciales con vistas fáciles de configurar. Los paneles y portales están formados por diferentes widgets asociados a los tipos de datos que se desean compartir: gráficos, informes, parámetros clave, accesos rápidos e incluso, diferente contenido web. Se puede compartir con cualquier persona y lo podrá ver fácilmente en el ordenador o cualquier dispositivo con acceso a internet.

  6. Aplicaciones móviles: La app móvil te permite acceder en tiempo real a tus datos en Smartsheet desde cualquier lugar y en un sólo clic. Ya sea que estés en una reunión o en movimiento, puedes actualizar fácilmente la información en la cuadrícula editable, realizar un seguimiento del progreso en tiempo real o completar formularios para registrar datos, también puedes agregar fotos, ver archivos adjuntos, escanear códigos de barras, actualizar solicitudes y enviar aprobaciones.


El trabajo a distancia es una alternativa para que empresas y trabajadores mantengan sus actividades habituales inclusive si se encuentran en lugares diferentes. Este modelo de trabajo plantea desafíos, pero no es imposible implementarlo de manera eficaz contando con las personas y herramientas adecuadas. ¡Prueba cada una de las funcionalidades de Smartsheet e impulsa el trabajo a distancia!


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