La importancia de un proceso de licitación ordenado con Primavera Unifier Project Controls


Cuando una empresa necesita adquirir bienes, productos o servicios que no pueden obtenerse directamente (por políticas internas o compliance) recurren a un concurso o licitación, en la cual varias empresas pueden participar para asegurar una competencia justa entre proveedores y así obtener la mejor propuesta en calidad y costo.


¿Qué es una licitación?


Es un comunicado oficial donde se da a conocer que una empresa estará efectuando un concurso para la solicitud de un servicio, insumo u obra. Cada licitación tiene sus propias reglas que los participantes tienen que cumplir durante todo el proceso o fases las cuales consisten en:

  1. Publicación de convocatoria

  2. Bases de la licitación

  3. Sesión de preguntas o junta de aclaraciones

  4. Recepción de propuestas

  5. Evaluación de ofertas

  6. Fallo

  7. Firma de contrato


Las empresas pueden tener una o varias licitaciones en proceso, inclusive para un mismo proyecto o varios proyectos. Dada la importancia de la licitación para las empresas que requieren de este proceso para adquirir productos o servicios, es fundamental considerar los tres factores que son clave para llevar un buen proceso de licitación.


1. El orden. El orden es uno de los principales factores para llevar a cabo una licitación eficiente, ya que permite tener control sobre el flujo del proceso, el cual debe ser registrado. Esto ayudará a conocer en qué momento se realizará cada fase del proceso.


2. Un repositorio de información. Otro factor que cobra gran importancia es el contar con un repositorio en dónde administrar todas las licitaciones, sobre todo en el caso de empresas que llevan varias licitaciones simultáneas y en diferentes etapas. Esta fuente de información permitirá a todas las personas involucradas consultar información día con día, ya que de manera sencilla pueden realizar búsquedas y almacenar la documentación generada durante el proceso, por ejemplo, un catálogo de conceptos a licitar.


3. El análisis. El último de los factores es el análisis de las propuestas. Es importante contar con un buen proceso de comparación de propuestas para poder analizar detalladamente cada una y poder elegir al mejor proveedor de una forma más ágil.


Para llevar a cabo esta gestión de licitaciones es necesario contar con la tecnología necesaria como parte fundamental para el desarrollo de nuestros procesos. Por esto es recomendable contar con un software que sea adaptable a nuestras necesidades; por ejemplo, Primavera Unifier Project Controls. Esta herramienta ayuda a gestionar los factores necesarios para llevar a cabo una licitación eficiente, por ejemplo:

  • Un proceso específico para la administración de licitaciones;

  • Repositorio centralizado de archivos, los cuales pueden ser relacionados a una licitación;

  • Flujos de trabajo que cumplen con todas las fases de la licitación y son personalizable a las necesidades del negocio;

  • Tablas comparativas para el análisis de propuestas;

  • Adjudicación y notificación al ganador;

  • Generación del contrato automáticamente para su administración;

  • Histórico de todas las licitaciones realizadas.


Si sigues los tres factores presentados anteriormente te ayudará a llevar una gestión de licitaciones eficiente. Adicionalmente si cuentas con una herramienta especializada como lo es Primavera Unifier Project Controls para que te apoye a lo largo de todas las fases, facilitará tus procesos de licitaciones que hoy en día llevas, ya que todo será automatizado y transparente.


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