Los 4 elementos clave que debe tener toda solución integral en Smartsheet

Actualizado: sep 17



Smartsheet es sin duda una plataforma ideal para el trabajo colaborativo en los procesos y proyectos, que se convierte en todo lo que su equipo necesita para planificar, administrar y automatizar las actividades. En este artículo platicaremos acerca de los cuatro elementos clave que componen una solución integral desarrollada en Smartsheet, los cuales recopilan, analizan, formatean y muestran de forma ejecutiva información dentro y fuera de la organización.

















Hojas maestras


El primer elemento a destacar en Smartsheet es la hoja maestra, ya que esta es la base de trabajo en y el lugar donde se almacenan todos los datos. De hecho, una de las claves del éxito de las soluciones de Smartsheet es el correcto desarrollo de la hoja, con todas las columnas pertinentes a sus procesos o proyectos. Además, una vez que la hoja esté preparada, es posible agregar funcionalidades y características adicionales las cuales harán que el centro de nuestra información se mantenga siempre ordenado y de una forma que facilite su comprensión.


Este paso es muy importante, ya que la manera en que se configura la hoja determinará cómo se puede sacar provecho de las diferentes capacidades de Smartsheet. Las funcionalidades más utilizadas de las hojas son:

  • Vistas y filtros: Navega rápidamente a la información requerida y visualiza los datos en diferentes tipos de vistas para encontrar la que mejor se ajusta a tus necesidades.

  • Fórmulas: Realiza cálculos requeridos o automatiza aspectos de la hoja para que no pierdas tiempo en estas tareas manuales.

  • Formatos condicionales: Resalta automáticamente celdas y filas que contienen algunos datos críticos o que requieren mayor atención.

  • Archivos adjuntos: Agrega archivos de cualquier formato a las filas y hojas para complementar el trabajo.

  • Conversaciones: Colabora con otros usuarios justo donde lo necesitas y evita la dispersión de la información .

  • Pruebas: Revisa con facilidad, deja comentarios puntuales y aprueba los archivos en PDF o imágenes directamente en Smartsheet.

  • Flujos de automatización: Envía notificaciones sobre los últimos cambios y recordatorios de fechas específicas, solicita actualizaciones de información o aprobación de algún aspecto de tu trabajo de cualquier parte interesada, incluso si no tiene licencia de Smartsheet.


Todas estas funcionalidades son lo que diferencía las hojas de Smartsheet de otras hojas de cálculo y hace que la solución creada cumpla con los requerimientos necesarios para agilizar el trabajo e incrementar la transparencia de los datos. Además, con los flujos de trabajo automatizados, la interacción de diferentes partes se vuelve automática por lo que sólo será necesario configurarlos de acuerdo a sus necesidades y dejar que Smartsheet realice el resto.




Formularios


El siguiente elemento a destacar en una solución de Smartsheet es el formulario. Los formularios nos permiten simplificar el proceso de recopilación de la información de cualquier persona. Al crear un formulario podrás definir sus campos obligatorios y opcionales, escoger diferentes opciones de personalización, establecer un mensaje de confirmación, entre otras cosas. Cada vez que se llene el formulario en automático esas respuestas se irán agregando a una hoja previamente creada.


Hay una gran variedad de casos de uso, donde formularios ayudan a agilizar los procesos, por ejemplo se pueden utilizar como:

  • Encuestas;

  • Pedidos de compra;

  • Registros;

  • Tickets de soporte;

  • Solicitudes de vacaciones, etc.

Es importante aclarar que el formulario se puede compartir con cualquier persona a través de un enlace URL, lo que permite la interacción con diversos colaboradores. El uso de formularios en las soluciones de Smartsheet impacta significativamente en la optimización de tiempos de atención y respuesta, mejora la calidad del servicio o simplemente ayuda a mantener la información organizada y actualizada de acuerdo a los últimos acontecimientos.



Tableros de control (dashboards)


Por último, los tableros o dashboards de Smartsheet brindan visibilidad en tiempo real a la información más relevante y a los datos críticos del trabajo con vistas fáciles de configurar.


Los tableros son completamente personalizables y se construyen agregando diferentes elementos o widgets asociados a los distintos tipos de datos (gráficos, parámetros, informes, accesos rápidos, contenidos web, entre otros). Además, una vez diseñado el tablero, éste se vuelve interactivo y dinámico, por lo que al realizarse cambios en nuestra fuente de información estas actualizaciones se reflejarán de inmediato en los paneles generados. Dependiendo de la solución y proceso, es posible consolidar toda la información crítica en un solo tablero o construir varios dashboards para diferentes audiencias,¡no hay ninguna limitante!


Como puedes ver, esta solución estándar de Smartsheet busca cubrir todos los elementos para favorecer aspectos como el trabajo dinámico, la automatización de procesos y la comunicación eficiente en una sola plataforma. Para obtener más información acerca de Smartsheet o programar una demo con el equipo de SYSTEC visita nuestra página https://www.systec.com.mx/ o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consulta


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