Ahorra tiempo con las nuevas acciones automáticas de los flujos de trabajo


La automatización es uno de los pilares principales de Smartsheet ya que busca reducir actividades repetitivas, monótonas, y agilizar la ejecución de nuestros procesos y proyectos. Gracias a la automatización, nuestros equipos de trabajo logran tener más tiempo para el trabajo productivo, la innovación y la mejora de procesos.


Algunas de las herramientas empleadas en Smartsheet para realizar acciones automáticas son los flujos de trabajo, el bloqueo / desbloqueo de filas, y el copiado / movimiento de renglones a otras hojas. Los flujos de trabajo nos permiten mantener informados a todas las partes involucradas con diferentes alertas y recordatorios, pedir automáticamente autorizaciones pendientes, o solicitar actualizaciones de la información. Recientemente Smartsheet liberó dos nuevas funcionalidades relacionadas con los flujos de trabajo para automatizar aún más el trabajo.



Registro de fechas

Esta nueva funcionalidad nos permite guardar automáticamente la fecha de realización de algún cambio en una columna del tipo fecha de nuestra selección.


Es una funcionalidad que sobre todo tiene una implicación directa en la trazabilidad y transparencia de la información, ya que podemos estar al tanto de cuándo algún estado o valor cambia, y tener el registro histórico de dichas modificaciones. Por ejemplo, con este flujo ahora podemos obtener inmediatamente la fecha cuando un colaborador marca como terminada su tarea, cuando se autoriza un presupuesto, o cuando cambia el estatus del proceso, sin tener que capturarlas manualmente.






Asignación de personas


La segunda nueva acción es un flujo para asignar personas. Con la ayuda de esta automatización es posible asignar a un contacto responsable inmediatamente en cuanto se modifica cierto dato de la hoja. Por ejemplo, al asignar en nuestra hoja un dato como puede ser el departamento, área asignada, tipo de trabajo, estatus de la tarea etc. automáticamente se cargará en la columna designada el contacto responsable de dicha área o tarea de una forma dinámica y automática, según sea el dato seleccionado.


Anteriormente era posible asignar automáticamente a personas por medio de fórmulas y múltiples rutas condicionales en la columna del tipo lista de contacto; no obstante esto era un proceso complejo y no tan amigable con el usuario. La automatización de “Asignar personas” resuelve este problema ya que podemos personalizar el detalle del flujo y su desencadenador en una interfaz sencilla de usar.

Con esto, la asignación de colaboradores se puede realizar de forma dinámica según sean las modificaciones o nuevos valores que vayan entrando en tu hoja, además de poder relacionar este flujo directamente con otras alertas o recordatorios.


Gracias a las nuevas acciones recién liberadas, los flujos de trabajo se vuelven aún más inteligentes, brindándonos más posibilidades y permitiendo llegar aún más lejos en la automatización de nuestros procesos.









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