¡Utiliza Smartsheet y 10,000ft conjuntamente!




Gestión de proyectos es uno de los casos de usos más populares de Smartsheet, donde la nueva plataforma de 10,000ft puede complementar a la perfección a Smartsheet con su administración eficiente de los recursos humanos. Por ejemplo, a través de 10,000ft los líderes de proyectos pueden conformar equipos exitosos para realizar el trabajo necesario, obtener una visualización clara de la utilización de recursos y proporcionar a los miembros una hoja de tiempo fácil de llenar. Y Smartsheet seguría siendo la plataforma donde todos estos equipos planificarían sus proyectos y trabajo, aprovechando todas sus funcionalidades de automatización y colaboración.


Anteriormente, el uso de estas plataformas era independiente, pero para facilitar el trabajo y agilizar aún más la administración de proyectos y portafolio, el equipo de Smartsheet desarrolló un panel de integración entre los dos sistemas ¡que ya está disponible!. Vamos a ver cómo funciona el panel en este artículo:

  • Todos los usuarios con una licencia de Smartsheet y de 10,000ft pueden usar el panel de integración cuyo acceso se ubica en el panel lateral de las hojas de Smartsheet.


  • En primer lugar, con esta integración podemos generar automáticamente un proyecto en 10,000ft sin salir del plan de trabajo correspondiente en Smartsheet o conectar proyectos ya existentes, así ahorrando tiempo y reduciendo tareas manuales.



  • Como siguiente paso podemos ir asignando los recursos necesarios en nuestro proyecto. Si todavía no estamos seguros de quién podría ocuparse de una u otra tarea, podemos asignar un “placeholder” de 10,000ft que aparecerá automáticamente en nuestra columna de “Asignado a”. Les recordamos que los placeholders son asignaciones temporales que están relacionadas al rol y disciplina específicos y que podemos utilizar para una mejor planeación de utilización de recursos.


  • Durante este proceso, la integración con 10,000ft nos va a traer automáticamente los datos de carga de trabajo, la disponibilidad o la sobreasignación generada de cada uno de los recursos para que los visualicemos y realicemos cualquier modificación en asignaciones antes de tomar una decisión definitiva.


  • Una vez confirmadas las asignaciones, está información inmediatamente se transfiere al proyecto de 10,000ft y sus vistas de recursos. A partir de este momento, cualquier cambio realizado en las fechas o duraciones de las actividades, en el porcentaje de la asignación o, incluso, en en reemplazo de recursos, enseguida se reflejará tanto en el panel como en la plataforma de 10,000ft.

  • Con el objetivo de proporcionar una rápida navegación, desde el panel de integración tenemos acceso al proyecto y a las páginas personales de los recursos, que nos permiten revisar cualquier detalle.


De esta forma, con la ayuda de la integración podemos mantener los datos sincronizados sin ningún esfuerzo adicional y ganar una vista, que nos permite comparar nuestros planes para observar el impacto de cambiar los cronogramas o asignar distintos recursos, lo cual es clave para lograr una mejora en la coordinación del trabajo.


¿Quieres obtener más información sobre 10,000ft o el uso de Smartsheet para la gestión de proyectos? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.


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